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Reisebürosoftware – Druck von Rechnungen als PDF

Dokumente als PDF versenden – Reisebürosoftware.de gibt Tipps

Kosten und Zeit sparen, Kundenanfragen schneller/online bedienen, Rechnungen und Bestätigungen per Email schneller zustellen. Das sind Vorteile, die nicht nur finanziell interessant sind, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöht.

Wie werden solche PDF Dokumente erstellt?

Das Prinzip ist recht einfach – aber genial. Sie installieren sich einen weiteren Druckertreiber. Dieser Druckertreiber „druckt“ aber nicht auf einen Ihrer Drucker, sondern leitet den Druck um und erstellt eine PDF Datei. Die meisten dieser PDF-Druckertreiber bieten die Möglichkeit das PDF-Dokument gleich an eine Email anzuhängen und öffnen dazu Ihr Standard E-Mail-Programm.

Das bedeutet, das Sie dadurch aus jedem Programm mit dem Sie drucken können auch ein PDF erstellen können. Bezogen auf eine Reisebürosoftware, können Sie also nicht nur Rechnungen und Angebote, sondern auch Statistiken, Summen und Salden Listen, Kontenjournale als PDF erstellen und auf Wunsch  per Email versenden.

Ein kleines Problem gibt es aber noch: Wenn Sie eine Rechnung drucken, benötigen Sie auch ein Formular mit Ihren Daten (Bankverbindung, UmsatzsteuerID, Absenderadresse, Firmenlogo).
Dafür gibt es 2 Lösungen: Die „besseren“ PDF Druckertreiber unterstützen hinterlegte Formulare und drucken das Formular mit dem eigentlich Inhalt zusammen auf ein PDF Dokument – also quasi 2 Ausdrucke gleichzeitig auf eine Seite. Die andere Möglichkeit – so auch in der „maxi“ Reisebürosoftware ist die, dass Sie grundsätzlich in maxi bereits Formulare hinterlegen und auf jedem Drucker ausdrucken können, also auch auf dem PDF Drucker. Das Prinzip ist jeweils dasselbe – 2 Drucke (Formular und Inhalt) auf 1 Blatt.

Rechnungen als PDF drucken

Rechnungen unterliegen seit 2001 (letzte Änderung 2007) dem Signaturgesetz und damit besonderen Bedingungen. PDF Rechnungen müssen mit technischen Verfahren „digital signiert“ werden. Ist dies nicht der Fall, kann Ihnen – oder Ihrem Kunden – auch nachträglich noch der Vorsteuerabzug verwehrt werden. Und das kann teuer werden! Die digitalen Signaturen und PDF Dokumente müssen archiviert und bei einer Prüfung der Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden. Signaturgesetzte gibt es auch in Österreich und Lichtenstein.

Empfehlungen für PDF Druckertreiber im Reisebüro

Es gibt viele, meist kostenlose oder zumindest sehr günstige PDF Druckertreiber Pakete. Kostenlose PDF Generatoren mit digitaler Signatur sind mir jedoch keine keine bekannt.

Kostenlose Software – ohne digitale Signatur!

FreePDF XP : gängiger PDF Druckertreiber. Kostenlos, aber nicht ganz einfach zu installieren. Die ebenfalls kostenlose Zusatzsoftware Ghostscript ist nötig, damit FreePDF Xp funktioniert.

PDFCreator / PDF Forge: Open Source Projekt, kostenlos und auch für kommerzielle Zwecke einsetzbar. Derzeit nur in englischer Sprache.

CutePDF Writer: kostenlose Version, ohne Werbeeindruck, nur in englisch

PDF Software mit der Möglichkeit zur digitalen Signatur

PDF995: kostenlose Version ist werbegesponsort (Werbeeindruck in jedem erstellten PDF), nur englische Version verfügbar. Ohne Werbeeindruck und alel Module inkl. digitaler Signatur kostet die Lizenz 19,95$

CutePDF Pro: nur in englischer Sprache, ca. 50$ pro Lizenz, digitale Signatur möglich

PDF Mailer – unsere Empfehlung

Der PDF Mailer von Gotomaxx Software. In der kostenlosen Version ist keine digitale Signatur möglich und auf jedem PDF Dokument gibt es einen Werbeeindruck. Die kostenpflichtige Version bietet jedoch alles was in einem Reisebüro benötigt wird. Digitale Signatur, Formularhinterlegung, Druck der PDF-Datei auf Festplatte, als Bild oder wie bei allen in eine Email. Weitere Dienste von Gotomaxx ist die online Verwaltung und Archivierung der digital signierten Dokumente. kostet zwar alles (etwas) Geld, aber dafür hat man selbst keinen Scherereien damit und ist auf der sicheren Seite.
Wir von MSE-iT haben keine Verbindung zu Gotomaxx – dies ist eine rein objektive Empfehlung ohne eigene Interessen.

Reisebürosoftware und PDF Generierung

Falls Sie noch keine PDF Dokumente generieren, überlegen Sie sich für Ihr Reisebüro ob dies nicht in manchen Situationen sinnvoll wäre. Laden Sie sich eine Software herunter – die Installation sollte kein Problem sein – und probieren Sie es aus.

Weitere Informationen zur digitalen Signatur und auf was speziell bei Rechnungen beachtet werden sollte, finden Sie auch auf den Seiten von Gotomaxx.

Walter Zirn
www.MSE-iT.demaxi Reisebürosoftware

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